Functionaliteiten van e2xs voor certificeringsbureaus
Onze software is samen met auditors van certificeringsbureaus ontwikkeld en speelt daarom precies en praktisch in op hun behoeften. Het werkproces van de auditors wordt aanzienlijk overzichtelijker en efficiënter door de ondersteuning die ez2xs biedt bij het uitvoeren van de audit en het gehele voor- en natraject. Alle gegevens in ez2xs zijn overal 24/7 toegankelijk.
Dit zijn de functionaliteiten van ez2xs (EasyToAccess) voor certificeringsbureaus
- Planning van audits
Na het doorlopen van het (commerciële) voortraject kan een audit efficiënt worden ingepland voor een auditor. Bovendien worden met het inplannen van de audit ook alle benodigde documenten voor de auditor gereed gezet.
- Ondersteuning van audits
Audits worden ondersteund met elektronische formulieren waarin checks zijn ingebouwd.
- Inrichting en monitoring van het certificeringsproces
Een certificeringsproces verloopt in verschillende stadia en bij elk stadium in dit proces horen bepaalde handelingen. Met de software van ez2xs defineert u zelf de verschillende stadia en geeft u aan wat er in elk stadium moet gebeuren. De standaardzaken, zoals bijvoorbeeld het standaard sturen van een e-mail of vragenlijst of het toesturen van een certificaat kunnen in het systeem worden geautomatiseerd. Op deze manier wordt het proces zo snel als mogelijk is doorlopen. Bovendien heeft u ten alle tijde een goed overzicht over alle trajecten en het stadium waarin zij zich bevinden in het hele proces, zodat u met deze gegevens een goede planning kunt maken.
- Acquisitie
Registratie en monitoring van het acquisitieproces
- Relatiebeheer (CRM)
Met het ez2xs CRM kunt u op eenvoudige wijze uw relatiebeheer professionaliseren. In het CRM kunt u gegevens vastleggen over de organisaties en contactpersonen van prospects en cliënten. De relevante adres- en telefoongegevens van cliënten en prospects verschijnen via het Internet op uw smartphone.
- Contract en opdracht administratie
In de ez2xs contract administratie kunt u alle gegevens vastleggen m.b.t. de opdracht en de facturering. Deze gegevens kunt u ook middels een sjabloon ‘oproepen’ in offerte- en contractdocumenten (zie document beheer). De opdrachten-administratie is toegankelijk via een overzichtelijke interface met lopende opdrachten (inclusief sales funnel).
- Facturering
Facturen op basis van geleverde producten, verschotten, termijnen en bestede tijd zijn eenvoudig te produceren. Ook vele vormen van management rapportages zijn beschikbaar. Ook digitale facturering behoort tot de uitgebreide mogelijkheden.
- Urenregistratie (tijdschrijven)
Voor het factureren van bestede uren is een efficiënte urenregistratie module beschikbaar. U kunt de uren rechtstreeks uit de agenda boeken, desgewenst inclusief reistijd en of -uren.
- Document beheer (Document management system)
Alle documenten zijn voor alle (geautoriseerde) collega’s 24/7 overal toegankelijk. U kunt een document vinden door te zoeken naar een organisatie, medewerker, dossier of zelfs e-mail. Met ez2xs bent u nooit meer documenten kwijt. Het is niet mogelijk om uw document per ongeluk te wissen: van alle documenten blijven alle versies automatisch bewaard. Alle gegevens van ez2xs worden op drie Nederlandse beveiligde computercentra opgeslagen, zodat beveiliging en toegankelijkheid altijd gewaarborgd is. Ez2xs werkt met Office en / of andere kantoor-automatiseringspakketten. Door het gebruiken van sjablonen kunnen emails en documenten worden opgemaakt. Bovendien kunnen gegevens die in ez2xs zijn opgeslagen worden gebruikt in emails of documenten (offertes, contracten, bevestigingsbrieven, vragenlijsten etc.).
- E-mail en agenda
Bij ez2xs zijn ook de agenda en e-mail (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Mac Mail) geïntegreerd in het systeem. Op deze manier zijn niet alleen uw e-mails opgenomen in document-management, maar kunt u ook snel en eenvoudig tijdschrijven vanuit uw agenda.
- Dit maakt ez2xs uniek voor certificeringsbureaus
- Op basis van de opdracht zoals deze in het systeem is opgenomen kunnen offertes en opdrachtbevestigingen worden gegenereerd
- De auditor wordt efficiënt ondersteund met elektronische formulieren bij het uitvoeren van de audit.
- De certificering functionaliteit is zodanig opgezet dat per traject een fasering van de certificeringsprocedure kan worden gedefinieerd, inclusief e-mails die verstuurd moeten worden in een bepaalde fase, of andere handelingen die in de betreffende fase moeten worden uitgevoerd
- De document-management faciliteiten zorgen er voor dat u alle documenten (inclusief e-mails, memo’s en sms berichten) bij uw medewerkers en klanten kunt opslaan en terugzoeken
- Aanzienlijke kostenreductie door besparing op hardware (geen eigen server nodig), systeembeheer, licenties en back-up faciliteiten
- Vereenvoudiging van de facturering en de rapportages, zodat bespaard kan worden op administratief personeel
- Vanuit het overzichtelijk CRM direct via het Internet alle relevante contacten op uw smartphone
- Veelzijdige rapportages direct beschikbaar (ook voor de medewerkers)