Waarom ez2xs voor advocaten?
De software van ez2xs is met behulp van advocaten toegesneden op de wensen van de advocatuur. Alle informatie is 24/7 toegankelijk. Alle gegevens zijn vindbaar per client, contactpersoon, zaak en / of medewerker. De software is ontwikkeld en gebouwd vanuit de belevingswereld van advocaten en ondersteunt het werkproces.
Veiligheid en autorisatie
Vanzelfsprekend zijn al uw gegevens optimaal beveiligd in Nederlandse computercentra. Alle informatie is bovendien slechts toegankelijk voor personen met de juiste autorisatie. Het is niet mogelijk om uw document per ongeluk te wissen: van alle documenten blijven alle versies automatisch bewaard.
ez2xs biedt voor de advocatuur de volgende unieke functionaliteiten
- Zaak-administratie
In de zaakadministratie van ez2xs worden alle gegevens betreffende de opdracht zoals tarieven, referentienummers etc. overzichtelijk vastgelegd. Een zaak behoort altijd bij (minimaal) één cliënt. Dit kan een organisatie of een natuurlijk persoon zijn. De zaakadministratie van Ez2xs maakt het mogelijk dat meerdere advocaten (en het ondersteunend personeel) tijd schrijven op meerdere dossiers per cliënt.
- De bij een zaak betrokken partijen.
Bij een zaak kunnen op eenvoudige wijze de verschillende betrokken partijen zoals de wederpartij, de advocaat van de wederpartij, de mediator etc. worden vastgelegd. Deze gegevens kunnen steeds opnieuw worden gebruikt bij alle correspondentie, waardoor efficiënt en foutloos gewerkt kan worden.
- Efficiënt gebruik van documenten (Document management)
Met behulp van zelf eenvoudig te ontwerpen sjablonen kunnen standaardbrieven worden aangemaakt. Deze brieven zijn te koppelen aan de opdrachtenadministratie, zodat alle gegevens hieruit in de brief (offerte, contract) kunnen worden opgenomen.
Al uw brieven en emails zijn overal en altijd, geordend per dossier, voor u en uw (hiertoe geautoriseerde) collega’s toegankelijk! Advocatenkantoren werken vaak met meerdere medewerkers op één dossier. Het is dan noodzakelijk dat alle informatie betreffende het dossier 24/7 toegankelijk is voor alle collega’s binnen het kantoor (die hiervoor geautoriseerd zijn).
ez2xs kent ook faciliteiten om desgewenst dossiers en / of know how met externe collega’s (b.v. notarissen) en de cliënt zelf te delen!
- Urenregistratie (tijdschrijven)
Het nauwgezet schrijven van tijd is essentieel voor de facturatie van advocatenkantoren. ez2xs maakt het voor de advocaten en het ondersteunend personeel eenvoudig om met minimale inspanning tijd te schrijven, door desgewenst de bestede tijd rechtstreeks vanuit de agenda te boeken! U houdt de agenda bij op de smartphone en bent er altijd van verzekerd dat uw tijdregistratie ‘up to’ date is.
Op een cliëntendossier kan natuurlijk (al of niet met een met een timer) ook tijd worden geschreven die niet als afspraak in de agenda gepland was. Per medewerker per opdracht kan (eventueel) een afwijkend tarief worden gehanteerd, zodat alternatieve ‘fee arrangements’ eenvoudig toe te passen zijn. Ook kunnen reistijd en of reiskosten en eventuele andere kosten worden geboekt.
Met name voor ‘fixed price’ opdrachten is het monitoren van het budget van groot belang. Voor de individuele advocaten is bij alle opdrachten steeds in beeld (indien de betreffende medewerker hiertoe geautoriseerd is) hoe de opdracht er vóór staat qua beschikbare en bestede uren.
- Facturatie
ez2xs kent een zeer efficiënte facturering, gebaseerd op tijdregistratie of andere ‘fee arrangements’. Eenvoudig aanmaken van verschotten, termijnfacturen, facturen o.b.v. door de medewerkers geschreven tijd en overige ‘fee arrangements’.
- Client- en relatiebeheer (CRM)
Al uw gegevens met betrekkeing tot prospects en cliënten zijn in ez2xs eenvoudig vast te leggen en overzichtelijk geordend. De cliëntgegevens zijn ook de ‘ingang’ naar de dossiers, die 24/7 en overal (waar toegang tot internet is) toegankelijk zijn voor alle (geautoriseerde) collega’s.
- E-mail en agenda
Alle e-mails worden in het systeem bewaard zodat u nooit meer onnodig hoeft te zoeken. Uw agenda dient als input voor onder andere het uren schrijven, de facturen en de planning.
- Unieke software van ez2xs
- Het gemakkelijke gebruik van de urenregistratie van ez2xs m.b.v. de agenda, verlaagt de administratieve drempel voor de advocaten, zodat uren schrijven eenvoudig is.
- Het eenmalig vastleggen van gegevens over zaken en betrokken partijen maakt het hergebruik hiervan in correspondentie eenvoudig en voorkomt fouten
- Veelzijdige rapportages direct beschikbaar vanuit ez2xs (ook voor de professionals zelf!)
- Door besparing op hardware (geen eigen server nodig), systeembeheer, licenties en back-up faciliteiten
- Vereenvoudiging van de facturering en alle mogelijke rapportages (op bureau-, branche-, client-, project- of adviseursniveau), zodat aanmerkelijke tijdwinst geboekt kan worden door de administratieve staf
- Vanuit het overzichtelijk CRM direct (over the air) alle relevante contacten op uw smartphone
- Unieke service van ez2xs
- Maatwerk zonder meerkosten
- Geen conversie- migratie- en implementatiekosten;
- Geen licentie kosten tot het moment dat u tevreden bent en opdracht geeft tot definitieve implementatie;
- Indien u geen opdracht tot implementatie geeft zijn alle door ons gemaakte kosten voor onze rekening en risico;
- Gratis helpdesk